Réalisez votre état de situation et ajustez votre plan en fin d’année

Appréciez l’atteinte des changements de la dernière année en cours et utilisez vos apprentissages pour orienter le nouveau chemin du projet de changement.

Récolte attendue

Ajustement, si nécessaire, des actions stratégiques, des changements visés et du modèle de changement pour la prochaine année.

Intentions

  • Réaliser un état de situation sur l’évolution des changements et la réalisation des actions stratégique.
  • Déterminer les grands apprentissages de l’année.
  • Développer la capacité d’analyse, d’anticipation et de décision stratégique.

Participants à l’étape

Les acteurs du changement concernés par :

  • la prise de décisions;
  • la mise en œuvre du projet de changement.

Incluant :

  • Décideurs (présence indispensable)*
  • Gestionnaires
  • Coordonnateurs du projet de changement
  • Personnes-ressources responsables des thématiques touchées
  • Experts des thématiques touchées
  • Intervenants
  • Acteurs terrain
  • Responsables de collectes
  • Parties prenantes ayant participé à la construction du modèle

*Si des décideurs ne sont pas présents

Exemple 1

Organiser les données recueillies :

  • Compiler et regrouper les données en résultats globaux par composantes ou sous-composantes, les raisons de la non-atteinte et les intégrer dans le tableau de suivi. Le regroupement des données doit permettre une analyse rapide de l’information.
  • En fonction de l’état d’avancement du plan et du type de décision à prendre, sélectionner les composantes/sous-composantes à être analysées lors de la rencontre.

Matériel requis :

  • Copies papier du modèle de changement
  • Copies papier du tableau de suivi qui inclut les résultats de collectes.
  • Pastilles autocollantes de couleur verte, jaune et rouge
  • Crayons-feutres
  • Grandes affiches autocollantes

Choix et disposition de la salle :

  • S’assurer que la salle possède un grand mur permettant d’afficher les productions et d’avoir une vue d’ensemble du contenu à analyser.

Disposition de la production :

  • Afficher au mur le modèle de changement. Exemple
  • Afficher au mur les informations suivantes : composantes, actions stratégiques, présences des indices de progrès, état d’atteinte des résultats souhaités, raisons de la non-atteinte; et réserver un espace pour inscrire les apprentissages, enjeux et perspectives d’ajustement stratégique pour la prochaine année. Exemple

Rôles à déterminer à l’avance

Déroulement de la facilitation

En groupe

  • Inviter les participants à poser des questions de clarification s’il y a lieu.

En sous-groupe

  • Répartir les participants en sous-groupes en fonction de leur capacité à analyser les composantes de changement. S’assurer d’intégrer les porteurs des expériences terrain dans les bons groupes.
  • À partir des résultats, des raisons de la non-atteinte et de l’expérience vécue, déterminer les apprentissages et les enjeux pour chaque composante.

  • Exemple
  • Noter les apprentissages et les enjeux sur de grandes affiches autocollantes.

En groupe

  • Partager les apprentissages et les enjeux cernés par les porte-parole des sous-groupes.
  • Inviter les participants à :
    1. poser des questions de clarification s’il y a lieu;
    2. proposer des modifications aux apprentissages et enjeux s’il y a lieu;
    3. faire consensus.

En sous-groupe

  • Délibérer sur les ajustements à apporter au modèle en répondant aux questions suivantes :
    1. Doit-on reporter à plus tard l’atteinte des résultats?
    2. Doit-on ajuster les actions stratégiques existantes?
    3. Doit-on enlever ou ajouter des actions stratégiques?
    4. Doit-on modifier les composantes de changement?
    5. Doit-on enlever ou ajouter certaines composantes? À noter
  • Noter les choix proposés sur des grands post-it

  • Exemple

En groupe

  • Partager les ajustements proposés par les porte-parole des sous-groupes au niveau des composantes, des sous-composantes et des actions stratégiques.
  • Inviter les participants à :
    1. poser des questions de clarification s’il y a lieu;
    2. proposer des modifications aux ajustements proposés;
    3. faire consensus.

Après la facilitation

Reproduire la récolte dans un document électronique aux fins de partage.

Dans une rencontre ultérieure, utiliser les perspectives d’ajustements stratégiques pour élaborer la planification de la prochaine année. Voir la sous-étape : Créez votre parcours de changement et vos actions stratégiques.