Réalisez l'état de situation et ajuster le plan en cours d’année

Quels ajustements doivent être effectués pour optimiser l’atteinte de changements?

Récolte attendue

Ajustement des actions stratégiques et des changements visés, si nécessaire.

Intentions

  • Réaliser un état de situation sur l’évolution des changements et la réalisation des actions stratégique.
  • Développer la capacité d’analyse, d’anticipation et de décision stratégique.

Participants à l’étape

Les acteurs du changement concernés par :

  • la prise de décisions;
  • la mise en œuvre du projet de changement;
  • Incluant :

  • Décideurs (présence indispensable)*
  • Gestionnaires
  • Coordonnateurs du projet de changement
  • Personnes-ressources responsables es thématiques touchées
  • Experts des thématiques touchées
  • Intervenants
  • Acteurs terrain
  • Responsables de collectes
  • Parties prenantes ayant participé à la construction du modèle
  • *Si des décideurs ne sont pas présents

Exemple 1 - Suivi du changement

Organiser les données recueillies 

  • Compiler ou regrouper les données en résultats globaux par composantes ou sous-composantes, les raisons de la non-atteinte et les intégrer dans le tableau de suivi. Le regroupement des données doit permettre une analyse rapide de l’information.
  • En fonction de l’état d’avancement du plan et du type de décision à prendre, sélectionner les composantes/sous-composantes à être analysées lors de la rencontre.

Matériel requis :

  • Copies papier du modèle de changement
  • Copies papier du tableau de suivi qui inclut les résultats de collectes
  • Pastilles autocollantes de couleur verte, jaune et rouge
  • Crayons-feutres
  • Grandes affiches autocollantes

Choix et disposition de la salle :

  • S’assurer que la salle possède un grand mur permettant d’afficher les productions et d’avoir une vue d’ensemble du contenu à analyser.

Disposition de la production :

  • Afficher au mur le modèle de changement. Exemple
  • Afficher au mur les informations suivantes : résultats souhaités, niveau de confiance (vide), actions stratégiques. Exemple

Rôles à déterminer à l’avance 

Déroulement de la facilitation

En groupe

  • Inviter les participants à poser des questions de clarification s’il y a lieu.

Individuellement

  • Analyser les données sur l’atteinte des résultats et la présence des indices de progrès.
  • Déterminer, pour chacune des composantes/sous-composantes, le niveau de confiance (vert-jaune-rouge) d’atteindre les changements visés à l’aide de la copie papier du tableau de suivi. Reporter au mur le choix de couleur pour chaque composante/sous-composante à l’aide des pastilles autocollantes. Exemple

En groupe

  • Analyser les consensus et divergences des votes de confiance en groupe afin de cibler les composantes où des ajustements stratégiques devront être effectués. Cibler les composantes où l’analyse globale est divergente ainsi que celles qui affichent des cotes jaunes et rouges.

En sous-groupe

  • Répartir les participants en sous-groupes en fonction de leur capacité à analyser les composantes de changement.
  • Cibler les zones d’ajustements, en se basant sur l’analyse de ces résultats et sur les raisons de la non-atteinte de ces résultats.
  • Déterminer et noter les ajustements à apporter aux actions stratégiques.
  • Reporter les ajustements proposés sur le mur. Les sous-groupes attribuent une pastille verte aux actions stratégiques qui sont à maintenir, une pastille jaune à celles qui sont à modifier et une pastille rouge à celles qui doivent être retirées, soit parce que la mise en œuvre est terminée, soit parce qu’elles n’étaient pas pertinentes. De plus, les sous-groupes ajoutent les nouvelles actions stratégiques. Ils apportent également des modifications aux résultats, s’il y a lieu. Exemple

En groupe

  • Partager les analyses et les ajustements proposés par les porte-parole des sous-groupes.
  • Inviter les participants à :
    1. poser des questions de clarification s’il y a lieu;
    2. proposer des modifications aux ajustements proposés;
    3. faire consensus.

Après la facilitation

Reproduire la récolte dans un document électronique aux fins de partage.

Ajuster la matrice en fonction des ajustements apportés et voir à la mise en œuvre des nouvelles actions stratégiques et à la collecte des données des nouveaux indices de progrès.