Déterminez vos données suffisantes

Quelles sont les informations nécessaires à la prise de décisions

Récolte attendue

Des informations pertinentes, concrètes, simples et disponibles en temps opportun pour soutenir la prise de décisions.

Intentions

  • Accroître l’engagement des plusieurs acteurs.
  • Renforcer la capacité d’anticiper les changements souhaités.
  • Comprendre l’utilité de la matrice d’évaluation.

Participants à l’étape

Les acteurs du changement concernés par :

  • la prise de décisions;
  • la mise en œuvre du projet de changement;

Incluant:

  • Décideurs
  • Gestionnaires
  • Coordonnateurs du projet de changement
  • Personnes-ressources responsables des thématiques touchées
  • Experts des thématiques touchées
  • Intervenants
  • Acteurs terrain

Exemple 1 – Indices de progrès et résultats à suivre

Cette facilitation offre l’occasion de concrétiser le modèle stratégique et d’actualiser la vision collective. Les données suffisantes qui seront ciblées correspondent aux résultats souhaités et aux indices d’évolution du parcours de changement pour l’année à venir. À noter

Réflexion préparatoire :

  • Segmenter le parcours de changement de la dernière récolte à court terme (6 à 18 mois), à moyen terme (1 à 2 ans) et à long terme (3 à 5 ans). À noter
    Exemple
  • Élaborer un ou deux exemples de données suffisantes en fonction de composantes et de sous-composantes du modèle de changement pour le segment à court terme.
  • Indice de progrès : Quelles sont les informations concrètes qui nous donnent confiance dans la progression de l’atteinte du changement à court terme (composante/sous-composante de changement) est en voie d’être atteint?
  • Données sur le résultat : À quoi verrons-nous concrètement que le changement à court terme (composante/sous-composante) a été atteint ?
  • Mettre à jour les dimensions de la carte stratégique, particulièrement les sections « Opportunités » et « Risques ».

Choix et disposition de la salle :

  • S’assurer que la salle possède un grand mur permettant d’afficher les productions et d’avoir une vue d’ensemble du contenu à analyser.

Disposition de la production :

  • Afficher au mur, sur une ligne de temps, la récolte produite pour le segment à court terme du parcours de changement de chaque composante, incluant les actions stratégiques. Laisser un espace pour récolter les données suffisantes (résultats et indices de progrès).
  • Préparer le cadre de travail qui sera utilisé pour compléter la matrice d’évaluation dans un format convivial. Par exemple, reproduire la matrice d’évaluation au mur, projeter le format électronique sur un écran et imprimer des copies de la matrice en grand format.

Matériel requis :

  • Copie à jour de la carte stratégique
  • Copie du modèle de changement produit à la dernière rencontre sous forme de plan
  • Outils de collectes et suivi : matrice d’évaluation
  • Post-it de grand format (couleur distincte des composantes et actions stratégiques)
  • Crayons-feutres

Rôles à déterminer à l’avance 

Déroulement de la facilitation

En groupe

  • Mettre à jour la carte stratégique en tenant compte de l’évolution du contexte depuis la dernière rencontre : nouvelles opportunités? Nouveaux risques? Avancées? Enjeux?
  • Revoir et valider le contenu du modèle de changement produit à l’étape précédente.
  • Ajuster le modèle au besoin.
  • Expliquer la différence entre les données suffisantes qui nous permettent de témoigner de l’atteinte des changements visés (données sur le résultat visé) et celles qui représentent le cheminement vers l’atteinte du changement (indices de progrès vers le résultat). À noter
  • Cibler, en groupe, une donnée qui témoigne de l’atteinte d’une composante/sous-composante de changement. Le facilitateur pose la question suivante :
    1. À quoi verrons-nous que nous avons atteint cette composante/sous-composante de changement?
  • Inscrire sur une affiche autocollante la donnée suffisante déterminée par le groupe et coller l’affiche au mur à l’espace réservé « Résultats » pour cette composante/sous-composante de changement.
  • À partir de la même sous-composante, relever un indice sur l’évolution de cette dernière. Le facilitateur pose la question suivante :
    1. Quels indices pourraient nous donner confiance dans la progression des composantes/sous-composantes de changement?
  • Inscrire sur une affiche autocollante la donnée suffisante nommée par le groupe et coller l’affiche au mur à l’espace réservé « Indices de progrès » pour cette composante/sous-composante de changement. À noter

En sous-groupe

  • Répartir les participants en sous-groupes et leur attribuer les différentes composantes/sous-composantes du modèle de changement à court terme (incluant les actions stratégiques reliées).
  • Définir les données suffisantes et les inscrire sur des affiches autocollantes de grand format, une donnée par affiche en se donnant une référence R (pour résultat) et I (pour indice de progrès).

Question à poser au sous-groupe :

  • Quelles sont les informations/représentations concrètes qui permettent de témoigner que la composante/sous-composante de changement est atteinte ou en voie de l’être?

En grand groupe

  • Présenter et afficher les données suffisantes produites sur la ligne du temps, une composante/sous-composante à la fois. Le porte-parole de chaque sous-groupe effectue cette présentation et colle au fur et à mesure les affiches sur la ligne de temps.
    Exemple
  • Poser ensemble un regard critique sur la récolte pour chaque donnée.
  • Ajuster au besoin.
  • Présenter et expliquer l’outil de matrice d’évaluation.
  • Commencer la matrice, pour quelques données suffisantes produites. La matrice peut être :
    1. affichée au mur;
    2. projeté sur un écran en format électronique;
    3. distribuée à tous en copie papier.

Après la facilitation

Transférer la récolte de la facilitation dans une matrice de format électronique.