Organiser et adapter

Le processus d’accompagnement vise à soutenir la progression d’une démarche d’auto-évaluation d’un projet collectif de changement.

Il s’appuie sur des méthodes de facilitation choisies en fonction des conditions d’évolution du chemin vers le changement souhaité.
L’organisation et l’adaptation du processus d’accompagnement reposent aussi sur l’adoption de postures incitant le collectif à utiliser des données pour éclairer les décisions et à mener une action collective efficace en contexte de complexité.

S'engager

S’engager représente l’intention du collectif d’intégrer une culture et une pratique évaluative dans l’ensemble de ses actions. Cela se traduit par :

  • un engagement des décideurs à soutenir la mise en place d’un processus d’accompagnement et à s’impliquer dans ses différentes étapes;
  • un groupe de travail mandaté pour le pilotage de la démarche d’auto-évaluation d’une part, et l’intégration d’une fonction d’accompagnement, confiée à une ressource interne ou externe, sous l’autorité du collectif, d’autre part;
  • une planification de rencontres régulières répondant aux besoins des décideurs et permettant de conserver le dynamisme dans le processus d’auto-évaluation. Ces rencontres seront utiles au collectif pour faire un état de situation du projet de changement et l’ajuster. Elles permettront également de favoriser les capacités évaluatives;
  • une définition des modalités de fonctionnement : répartition des rôles, établissement d’un calendrier de travail, organisation de la production et de la communication interne et externe.

Analyser le contexte, définir et
structurer la facilitation

Analyser le contexte

La préparation d’une facilitation débute par la lecture du contexte et la prise en compte de la situation du collectif par le facilitateur, notamment :

  • la présence ou non des décideurs lorsque des décisions doivent se prendre;
  • le mouvement dans le collectif : départs et arrivées de participants;
  • les événements susceptibles d’influencer la motivation des participants;
  • les conflits interpersonnels au sein du collectif;
  • les profils des participants : profil d’action, de réflexion, etc.;
  • la prise en compte du temps recommandé dans la partie « Chemin évolutif du changement ». Toutefois, dans l’impossibilité de tenir une rencontre de 3 h, il préférable de la remplacer par deux rencontres plus courtes dans un délai rapproché.

Définir la facilitation

La facilitation est un ensemble de pratiques qui vise à favoriser et à accroître l’implication de chaque participant dans la construction d’une solution acceptable pour tous. Dans ce sens, et selon les conditions existantes, elle permet d’optimiser l’intelligence collective.

Le choix des facilitations est fonction de la possibilité :

  • d’obtenir la récolte attendue;
  • de mobiliser et d'impliquer les participants dans un construit collectif;
  • de lier tête, cœur et corps ;
  • de permettre une compréhension et une appropriation du processus par les participants.

Le choix des facilitations doit tenir compte des facilitations antérieures: leur efficacité, leur efficience, le niveau de participation du groupe.

Le volet «Chemin évolutif du changement» du guide propose des exemples de facilitations en fonction des récoltes attendues.

Prévoir l’espace:

Les facilitations en auto-évaluation évolutive impliquent des déplacements de participants dans l’espace. Il est important de prévoir une grande salle pouvant accueillir au moins trois fois plus de personnes que le nombre de participants attendus. Pour la plupart des facilitations, la configuration des murs des salles doit permettre l’affichage de la récolte au fur et à mesure de sa production.

Structurer la facilitation

Le secret d’une facilitation réussie réside dans sa structure. En effet, une facilitation structurée, bien que flexible, soutient l’efficience et stimule l’intelligence collective en encadrant habilement le déroulement de la rencontre.La planification des éléments suivants permet d’y parvenir:

  • Le brise-glace
  • La récolte attendue et les intentions de la rencontre
  • La séquence de la facilitation qui soutiendra la récolte attendue et les intentions
  • Le détail de chacune des portions de la séquence (étapes et consignes)
  • Le bouclage
  • Le temps dédié à chacune des parties de la séquence
  • Le partage des rôles
  • Le matériel requis

L’outil « fil conducteur » est un support utile à l’élaboration d’une facilitation. Il permet de consigner l’ensemble des éléments importants liés au déroulement de la facilitation et d’apprécier ainsi le réalisme de celle-ci. Aide-mémoire précieux pour le déroulement d’une étape d’auto-évaluation évolutive, il permet aux participants de jouer pleinement leurs rôles dans la facilitation.

La facilitation doit être structurée lors de la préparation d’une étape d’auto-évaluation évolutive, mais demeure ajustable lors du déroulement. Maniable, le fil conducteur est l’allié du facilitateur, il sert de guide lors du déroulement et est ajusté entre les séquences au besoin.

Faciliter la rencontre

Le brise-glace

Le brise-glace est une forme de rituel pour accueillir un groupe et le préparer à travailler ensemble dans un climat de collaboration. Il facilite la concentration sur l’objet de la rencontre. Il stimule aussi la créativité et l’énergie des participants pendant la rencontre, crée des liens et installe un climat de confiance. Il permet de plonger dans le thème de la rencontre par un détour.

Un brise-glace réussi pose des questions qui aiguisent la curiosité mutuelle et entraînent les participants dans un mode créatif et ludique. Court, simple et dynamique, il ne doit idéalement pas dépasser les 10-15 min. Une formule trop complexe détourne le groupe de son sujet. Répéter toujours le même brise-glace annule l’effet de surprise nécessaire. Exemples de brise-glace

Retour sur la rencontre précédente et état de situation sur les étapes en AÉÉ

Pour faciliter l’autonomisation du collectif dans le processus d’auto-évaluation évolutive, un retour sommaire sur la rencontre précédente et un regard réflexif sur l’étape en cours permettront aux participants de se replacer dans le processus et son contexte. Ce retour offre l’opportunité de constater le niveau d’appropriation des participants et de valider le contenu de la dernière récolte.

Récolte attendue et intentions

Au début de la rencontre, les membres du groupe débattent de la proposition sur la récolte attendue et les intentions de la rencontre. L’objectif est de parvenir à une entente après modifications et ajustements éventuels de la proposition. D’autre part, un engagement verbal du groupe à contribuer à cette entente renforcerait la pertinence et l’efficacité de la rencontre.

Règles du jeu

Fixer les règles du jeu en début de rencontre permet de baliser le fonctionnement et l’attitude du groupe. Affichées, les règles prennent de la valeur et augmentent le potentiel d’adhésion des participants. De plus, elles offrent la légitimité à chacun d’interpeller ses collègues si elles ne sont pas respectées. Un nombre restreint de règles permet de centrer le groupe sur l’essentiel. Exemples de règles de jeu

Déroulement de la facilitation en auto-évaluation évolutive

Le déroulement de la facilitation en auto-évaluation évolutive est la séquence qui permettra d’obtenir la récolte attendue.

Bouclage

Le bouclage permet aux participants de prendre du recul sur les objectifs, sur le processus ou sur leur état d’être individuel. Du même coup, il constitue une marque de reconnaissance envers les participants, ce qui peut insuffler de l’énergie pour les prochaines étapes de l’auto-évaluation évolutive. Exemples de bouclages

Partager et s’approprier la récolte

Le groupe mandaté pour piloter la démarche veille à valider le contenu de la récolte avec les participants à la facilitation. Par la suite, les décideurs dégageront (clarifieront) et partageront le sens à donner à la récolte et ses éventuelles implications. Enfin, la récolte, validée dans son contenu et comprise dans sa signification, sera partagée aux parties prenantes.

Adapter et moduler

Le groupe mandaté anticipe, en se basant sur l’analyse du contexte et les critères qui guident la facilitation, le déroulement du processus et la participation des acteurs impliqués. Toutefois, cette anticipation reste incertaine en raison, notamment, de la progression complexe du processus et de l’incertitude de son environnement. Le défi est alors de garder le cap vers les changements souhaités malgré les aléas d’un chemin évolutif de changement parfois difficile à prévoir. Pour relever ce défi, il est nécessaire de s’adapter et de moduler le processus en procédant à des ajustements du projet de changement.

Les ajustements nécessaires devront tenir compte des éléments suivants:

  • la qualité de la récolte obtenue;
  • la contribution de la facilitation au développement des capacités évaluatives;
  • la mobilisation;
  • le temps opportun (en fonction du résultat visé).

Pour procéder aux ajustements envisagés, le facilitateur aura à composer avec le contexte dans lequel évolue le collectif d’une part, et à rechercher le seuil suffisant pour soutenir l’évolution vers les changements souhaités et le développement de la culture évaluative, d'autre part. De plus, la prise en compte du caractère évolutif du processus favorise l’atteinte de l’objectif et l’apprentissage en continu, et contribue à motiver les acteurs participant à la démarche d’auto-évaluation évolutive

Certaines questions soutiennent la réflexion :

  • L’étape actuelle est-elle suffisamment complète pour passer à la prochaine?
  • La démarche est-elle en phase avec l’évolution du projet de changement?
  • Le collectif a-t-il suffisamment intégré le processus lié à cette étape pour en dégager son importance, son sens?
  • Le collectif gagne-t-il en autonomie?

Cette réflexion peut amener le facilitateur à raccourcir une étape ou à s’attarder sur une autre. Il peut passer à la suivante, sachant qu’il reviendra subséquemment sur une étape de clarification de l’objet de changement.

En somme, le processus est aussi important que le résultat. Il nourrit les connaissances et les compétences du collectif par des facilitations agiles qui adaptent la séquence pour maximiser l’intelligence collective.